Word使用技巧两则

剑走边锋

一、 长文档死机的处理   

　　当处理长文档时，偶尔会有这样的情况：文档能够在Word中打开，但在翻页、浏览时死机。这一般是文档代码出现错误引起的。   

　　 遇到这种情况，可用“Ctrl＋Alt＋Del”键关闭Word或重新启动机器。然后用Word重新打开这份文档，记住，此时不要进行浏览等定位操作。选“文件→另存为…”菜单项，在弹出对话框中“保存类型”组合框下拉列表中选“纯文本”，再单击“保存”按钮。另存后，文档原有的格式信息丢失，但大部分文本内容得以保留。   

　　关闭当前文档，打开刚保存的文档。利用工具栏中的“样式”组合框和格式刷等工具，重建文档格式。在处理中，会遇到一段乱码，这就是造成死机的“祸根”，它一般是表格。这段乱码，用常规技术很难恢复，不妨删掉重来。   

　　二、 文档格式调整   

　　1． 当要将某段的格式应用到其他段落时，选定该段。注意，如果只是想把该段的字体、字号及字样（加粗、斜体、加下划线）应用于其他段，则只选该段的一部分；如果要把段落信息(如缩进、间距、对齐方式、项目符号、标题或正文)也传递过去，则全选该段(包含换行符)。双击常用工具栏中的格式刷，然后在要使用此格式的各段前的选定栏（文本左侧的空白区，鼠标光标在此处变为“?”）中点击，直至修改完毕。再次点击格式刷，将其关闭即可。   

　　2． 有时对某段文本处理后，又想恢复默认格式。可选择“样式”组合框的下拉列表，在Word 97中双击该段所属的样式选项(如“正文”)。在弹出的“重新应用样式”对话框中选择“对选定内容重新应用样式中的格式”单选钮，再按“确定”按钮。   

　　3． 如果想把某一类段落（如“标题2”）统统改为另外的格式，在修改一处后，按上法调出“重新应用样式”对话框，选定默认的“以选定内容为模板重新定义本样式(R)”单选钮，按“确定”按钮。